①クラウド経理の基礎知識
そもそもクラウドとはどういったものなのか、インターネットを通じてデータやアプリケーションを保存・処理するための仕組みです。そのクラウドを使用して、経営者や経理担当者、税理士事務所や会計事務所の職員は経理データを確認したいとき、貸借対照表や損益計算書といった経営に関わる重要資料をリアルタイムで見ることができるようしていくことがクラウド経理の一部となります。
②効率化のためのクラウド経理活用法
今の時代どのような企業でもの課題となっているのは、業務の効率化です。会社の経理についても同じことができます。経理の効率化には、いくつかの方法があります。まずは、クラウドベースの会計ソフトウェアの導入が重要です。これにより、クラウドベースの会計システムを使用することでデータの管理、処理が簡素化され、作業効率が向上します。また、クラウド上でデータを共有することで、チーム全体での協力も容易になります。会計業務だけでなく、申告、納付についても電子で行うことができるようになっているため。世の中の電子化という流れが来ている現在、個人としても、企業としてもクラウドサービスの利用が必須となります。
③中小企業向けクラウド経理システム選びのポイント
中小企業のクラウド経理のシステム利用、どういった会計ソフトを導入すればいいのか。
サービスの充実度
現在のクラウド経理については、日々の会計処理はもちろん、それ以外にも申告、給与計算、請求書管理など様々業務を行います。ですので幅広いサービスに対応できる必要があります。以前には考えられなかったような給与明細などにに関してもデータでやり取りが行われるようになりました。給与をデータで送るというだけでも、紙の削減や経費の節約にも繋げることができます。クラウド経理については会計に大きくフォーカスを当てて、記事をか書かせていただきますが、実際には会計だけでなく、確定申告、請求書の管理、経費、給与、マイナンバー等のツールもクラウド化することができます。それらが使用することができること、使用できることによりご自身のニーズやビジネスの成長に合わせて、ご利用できる幅を増やすことができるようなシステムのを選択が必要になります。従業員の給与計算は別のソフト、会計処理はこのソフトと分けて使用することもできますが、同じ会社のソフトであれば基本的に連携ができるため、複数のサービスを使用できるクラウドシステムが望ましいです。
端末を選ばずアクセスできる
いつでもどこでもアクセスできる点は最大のメリット。パソコンはWindowsやMacといったOSを選ばず、さらにiPhone、iPadやAndroidなどのスマートフォン・タブレットも場面に応じて閲覧することができると望ましいです。経営方針を決める際に必要となる損益計算書や貸借対照表をいつでも見ることができます。従来のオンプレミス型会計システム（会計システムをインストールしているパソコンやハードにアクセスが限定される）では万が一、そのパソコンが破損等してしまった場合にデータの復旧に時間がかかる、会議を行いたいがデータの入ったパソコンの充電が切れていた、等の不測の事態に備えることができます。
サービス連携
銀行、クレジットカード、電子マネー、POSレジ、勤怠管理や人事労務管理ソフトなど様々なサービスと連携することで、入力や仕訳を自動化できるシステムを使用すること。自動化ツールの活用も効果的です。例えば、経費精算や請求書の処理などを自動化することで、手作業の時間や同じ情報を何箇所にも入力して起こる入力ミスといったヒューマンエラーを減らすことができます。これにより、経理作業のスピードと正確性が向上します。
④クラウド経理導入のステップガイド
- 導入準備
クラウド経理を導入する前に、経理業務の現状を把握し、導入の目的や必要な機能を明確にします。
導入にあたっては、経理システムの選定や提案、社内の関係者とのコミュニケーションを行います。 - システム選定
クラウド経理システムを選定する際には、自社のニーズや予算、セキュリティ要件などを考慮します。
複数のシステムを比較検討し、導入に適したシステムを選びます。 - データ移行
既存の経理データをクラウド経理システムに移行する必要があります。
データの正確性と完全性を確保するため、適切な手順やツールを使用してデータ移行を行います。 - システム設定
クラウド経理システムの基本設定を行います。
会社情報や勘定科目、ユーザーのアクセス権限などを設定し、システムを適切にカスタマイズします。 - ユーザー教育
クラウド経理システムの使い方や操作方法を関係者に教育します。社内にシステム変更に伴う変更点に関して社内に今日が必要となります。従業員の共有やマニュアルの提供などを通じて、システムの活用能力を向上させます。 - テストと検証
導入後はシステムのテストと検証を行い、不具合や改善点を洗い出します。
使用者からのフィードバックを収集し、システムの安定性とパフォーマンスを確認します。
