給与計算業務で手間がかかっているのはなぜ？

給与計算とひとことに言っても、その内容は多岐に亘ります。

従業員の勤怠データから、まずは支給項目である「基本給」・「役員報酬」や「諸手当」を計算し、次に控除項目となる「健康保険料」・「厚生年金保険料」・「雇用保険料」・「所得税」・「住民税」…様々な項目の金額を計算し、最終的にそれらを差し引くことで、従業員に渡すべき金額（差引支給金額）が出てきます。

基本給の元となる勤怠データの正確性に依存するのはもちろんですが、各手当も自社の規定に従って正しく支給する必要があり、それができたら今度は計算方法の異なるいくつもの控除が待っています。

給与の払い過ぎや未払いはトラブルの元ですので、一旦完了した後も入念なチェックが必要です。

すべての振込が無事に終わってからようやくほっと一息つけるような、手間と時間がかかる作業が給与計算の業務なのです。

クラウド給与計算ソフトを活用することで効率化する方法

昔は手計算で全て行っていた支給・控除項目ごとの計算ですが、近年では各社が競合して給与計算ソフトを開発しており、給与担当者の負担もぐんと減ってまいりました。

最初に基本設定をしっかり行っておくことで、月々の支給・控除金額が自動的に計算されるため、いちいち電卓を叩いたり資料を引いたりせずとも、スムーズに業務を進めることが可能となります。

とくにクラウド型の給与計算ソフトでは、社内で複数拠点からの同時入力・参照が可能になるだけではなく従業員全員にインターネットを通じて給与明細や源泉徴収票を参照・出力してもらうこともでき、給与担当者での印刷や配布の作業が不要となります。

電子化・ペーパーレスの時代にふさわしい、無駄のない業務効率化を実現することが可能です。

クラウド給与ソフトを活用し、各々の業務時間を1/2、1/3…と削減していくことで、本業における経営分析やコスト見直しの時間も取れ、ひいては会社全体の利益向上にもつながるのです。

給与計算を外注するという選択肢もあります

こうした便利なソフトがたくさん揃っているとはいえ、最低限の専門知識やPCスキルがないと使いこなすのは難しいと言えるでしょう。
給与計算は従業員のモチベーションに直接つながる、間違いが許されない業務の一つでもあります。

知識や経験のない給与担当者が誤った給与計算を行うと、トラブルの際のリスクは各段に上がってしまいます。

特に、毎年必ず入る社会保険料の改定では、そのつど適用対象の変更や新制度の創設等があり、近年でもめまぐるしく制度が変化しております。

それ以外でも入社や退職があった場合には新規で届出を行ったり、従業員が昇給した際には算定基礎届の提出が必要となります。

年末には全員の支給金額に大きな修正が入る、「年末調整」も控えています。

そのため給与計算においては、ただソフトに打ち込むだけではなく、リアルタイムで変化する環境に対応する「担当者力」も必要となります。

けれども、特に他業務と兼任で給与計算をされている場合、忙しい業務の合間を縫って基礎知識から最新の法令まで全て把握して給与計算に反映させるのは、なかなか難しいものです。

また、お金に関わる大事な業務ですので、そもそもの人選もとても重要になってきます。

今はベテランの給与担当者がいる会社でも、急な退職や休職に対する備えができていないと、今月払う給与の計算を誰もできない…という状況に陥る可能性もあります。

まとめ

自社運用の中でリスクを抱え続けることに不安がある方は、給与のプロに給与計算を外注するという選択肢もぜひ視野に入れてみてください。

最新の知識と豊富な経験を持つプロに任せることで、リスクへの備えと業務効率化を両立できるのはもちろんですが、社内で形骸化しつつある業務の外注を検討することは、企業の構造改革のチャンスでもあります。

常に変化し続ける時代において、変化に取り残されないように努力し続ける企業が生き残るのは自明です。

今こそ本業に目を向けるために、給与計算の外注という選択肢を見つめなおしてみてはいかがでしょうか。

給与計算を外注したいとお考えの方は、弊社が提供している給与計算代行サービスをご検討くださいませ。